Privacy Verklaring Start To Sleep

Versie 2021.1 – 01/07/2021

Deze privacyverklaring gaat in op 1/07/2021 en bevat specifieke nieuwigheden als gevolg van de Algemene Verordening Gegevensbescherming op 25/05/2018 en het gebruik van het Start To Sleep platform

1. Uw privacy is belangrijk voor ons

Uw privacy is belangrijk voor ons. We willen uw persoonsgegevens op een wettellijke, correcte en transparante manier verwerken. Start To Sleep BV (Start To Sleep) stelt alles in het werk om de privacy van de gebruikers en de ingevoerde data in het platform te beschermen. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens Start To Sleep verzamelt en verwerkt van u als natuurlijk persoon:

Gedurende interacties met u als gebruiker van de softwareproducten en klant;
Gedurende interacties met u als gebruiker van de software en niet verbonden therapeut/ slaapexpert.
Gedurende interacties met u als gebruiker van de softwareproducten en toekomstige klant;
Wanneer u zelf persoonsgegevens als gebruiker zelf verwerkt in het Start to Sleep platform
Gedurende interacties met u als actieve of voormalige medewerker, therapeut, consulent of contractor;
Bij interacties met andere betrokkene zoals contactactpersoon in een bedrijf die dit aanbieden voor hun medewerkers etc.

In welke hoedanigheid dan ook, blijven uw rechten dezelfde en gaat Start To Sleep even zorgzaam om met deze gegevens.

2. Wie is Start To Sleep en wat is het doel van het platform?

Start To Sleep is een slaapcentrum dat slaaptherapie combineert met een online slaaptrainingsplatform. De slaapcoaches, psychologen en psychotherapeuten gebruiken het Start To Sleep platform in de cloud om hun cliënten te begeleiden en op te volgen. Cliënten kunnen de formule kiezen die het beste past bij hun noden.

Het platform en bijhorende service voorziet activiteiten zoals

Slaap assessments
Slaapdagboek
Dagelijkse tips
Meting van de slaapefficiëntie
Technieken en oefeningen om beter te slapen
Persoonlijke slaapschema’s
Persoonlijke begeleiding door een slaapexpert

Start To Sleep BV is gevestigd in België, 3500 Hasselt, Weggevoerdenstraat 40

In deze verklaring kan u ook meer informatie vinden over uw privacy rechten en hoe u deze kan uitoefenen. Start To Sleep kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie kan u altijd vinden op www.starttosleep.be/nl/privacyverklaring. Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging van de privacyverklaring informeert Start To Sleep u via de website of andere communicatiekanalen (zoals kennisgevingen via e-mail, melding op het platform etc). We bewaren ook eerdere versies van deze privacyverklaring in een archief dat kan geraadpleegd worden.

Voor meer algemene informatie over de privacywetgeving in België kan u terecht op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be , de website van de Belgische Gegevensbeschermings-autoriteit (GBA)

3. Uw recht op privacy

Als uw gegevens verwerkt worden, heeft u heel wat rechten. Wanneer Start To Sleep voor een verwerking om toestemming vraagt, dan kan u zelf deze toestemming nadien ook weer intrekken.

3.1. U kan uw gegevens inkijken

Wenst u inzage in de gegevens die Start To Sleep over u verwerkt, dan mag u ons dit laten weten.

U kan sommige gegevens zelf rechtstreeks inkijken via de applicatie die toegankelijk is voor u als gebruiker.

Indien u uw recht van inzage uitoefent, dan zal Start To Sleep u een zo volledig mogelijk overzicht geven van uw gegevens. Het is mogelijk dat sommige persoonsgegevens uit klassieke back up-, log- en historiekbestanden niet opgenomen zijn in dit overzicht. Deze gegevens maken geen deel uit van de courant verwerkte persoonsgegevens en zijn niet onmiddellijk beschikbaar. Deze kunnen daarom ook niet aangeleverd worden bij het uitoefenen van dit recht. Deze worden wel verwijderd uit deze bestanden volgens de standaard opkuisprocessen.

Indien u een andere betrokkene bent, kan u uw persoonsgegevens inkijken en dit recht uitoefenen zoals omschreven in 3.7.

3.2. U kan uw gegevens laten verbeteren

Het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die Start To Sleep over u heeft niet (meer) correct zijn.

U kan dit altijd zelf verbeteren via het gebruikersbeheer van de applicatie of u kan ons vragen om deze gegevens te verbeteren of te vervolledigen.

Indien u een andere betrokkene bent, kan u uw persoonsgegevens laten verbeteren en dit recht uitoefenen zoals omschreven in 3.7.

3.3. U kan uw gegevens laten verwijderen

U kan vragen om uw gegevens te laten verwijderen. Dit is zeker mogelijk wanneer u vermoedt dat wij bepaalde gegevens onrechtmatig verwerken. Indien u als klant/gebruiker uw persoonsgegevens volledig wenst te laten verwijderen heeft dit een impact op het contract, toegang tot de software en service.

Indien u een andere betrokkene bent, kan u dit recht uitoefenen zoals omschreven in 3.7.

3.4. U kan zich verzetten tegen bepaald gebruik van uw gegevens

Indien u het niet eens bent met de manier waarop Star To Sleep bepaalde gegevens verwerkt op basis van zijn Gerechtvaardigd belang (zie 4.3), dan kan u zich daartegen verzetten. Wij zullen dat inwilligen tenzij er dwingende gronden zijn om dit niet te doen.

3.5. U kan zich verzetten tegen automatisch verwerking van uw gegevens

Start To Sleep doet geen automatische verwerking van uw persoonsgegevens die leiden tot geautomatiseerde beslissingen zonder menselijke tussenkomst.

3.6. U kan vragen om uw gegevens over te dragen aan een derde partij

U heeft het recht om te vragen om de persoonsgegevens die u verstrekt heeft over te dragen. Dit kan aan u of aan een derde partij overgedragen worden.

3.7. U kan uw rechten uitoefenen

U kan uw rechten uitoefenen. Wees altijd zo specifiek mogelijk bij het uitoefenen van uw rechten, dan kan Start To Sleep uw vraag concreet en correct behandelen. Aangezien we zo goed als mogelijk uw identiteit dienen te verifiëren, vragen we om een kopie van uw identiteitskaart bij te voegen evenals de contactgegevens voor het beantwoorden van uw aanvraag. Dit doen we om te vermijden dan iemand anders uw rechten tracht uit te oefenen.

U kan uw rechten uitoefenen via de onderstaande link www.starttosleep.be/nl/mijnpersoonsgegevens.

Heeft u vragen of opmerkingen dan kan u de verantwoordelijke voor privacy contacteren via

Website: starttosleep.be/nl/contacteer-ons
Mail: [email protected]
Post: Weggevoerdenstraat 40, 3500 Hasselt.

4. Waarom verwerkt Start To Sleep jouw persoonsgegevens?

4.1. Start To Sleep moet haar wettelijke verplichtingen naleven (Wettelijke verplichting)

Start To Sleep moet de op haar van toepassing zijnde regelgeving naleven in de meest brede zin.
Zij moet haar boekhoudkundige verwerking correct en conform de wet- en regelgeving kunnen uitvoeren.
Start To Sleep moet correct kunnen reageren als u uw rechten onder de privacywetgeving uitoefent en is verplicht om vragen van de autoriteit Gegevensbescherming te beantwoorden bij bijvoorbeeld klachten of audits.

4.2. Start To Sleep moet haar contractuele verplichtingen naleven (Contractuele verplichting)

Start To Sleep heeft een contractuele relatie met het bedrijf of de particulier als klant van Start To Sleep en moet haar contractuele verplichtingen correct kunnen naleven.

4.3. Start To Sleep moet als bedrijf kunnen functioneren (Gerechtvaardigd belang)

Naast de reeds opgesomde doeleinden, heeft Start To Sleep als commerciële onderneming nog een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis vormen voor de verwerking van persoonsgegevens. Daarbij waakt Start To Sleep erover dat de impact op uw privacy zo beperkt mogelijk is en dat in elk geval het evenwicht tussen de belangen van Start To Sleep en de eventuele impact daarvan op uw privacy niet wordt verstoord.

Indien u toch bezwaren zou hebben tegen die verwerkingen kan u uw recht van bezwaar uitoefenen.

We verwerken mogelijk uw persoonlijke gegevens voor onze Gerechtvaardigde belangen (legitieme belangen), mits het verwerken ervan niet in strijd is met uw rechten. Zo worden persoonsgegevens in verschillende situaties verwerkt zoals om:

U, Start To Sleep zelf of anderen tegen bedreigingen te beschermen (zoals beveiligingsproblemen of fraude);
Prospecten te contacteren en vragen van hen goed te kunnen beantwoorden;
De onderneming Start To Sleep te besturen, beheren en te controleren;
De onderneming Start To Sleep te ondersteunen in het vaststellen, uitoefenen, verdedigen en vrijwaren van haar rechten bij bijvoorbeeld geschillen;
De onderneming te verbeteren op vlak van processen, kwaliteitsbeheer, klantenservice,…;
Klantenrelaties beter te begrijpen en te verbeteren;
Het aanwervingsproces te ondersteunen, medewerkers en slaapexperten te evalueren,…;
Testen uit te voeren inclusief de acceptatietesten vooraleer de applicatie in productie wordt gebracht;
Soms specifieke meldingen van gebruikers of problemen op het platform op te lossen;
Pilootgroepen (testgroepen) te organiseren om nieuwe functionaliteiten in het platform te testen en te evalueren.

4.4. Andere specifieke doeleinden (Toestemming)

Eventuele andere specifieke doeleinden waar afzonderlijk toestemming voor gevraagd zal worden.

5. Start To Sleep verwerkt verschillende soorten gegevens afhankelijk van het doel

Start To Sleep verwerkt uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Deze doeleinden worden in dit onderdeel toegelicht.

5.1. Informatie om u te identificeren, contacteren, toegang te geven

Om u te identificeren: naam, geslacht, geboortedatum, klantnummer, adres, identiteitskaart.

Om u veilig te contacteren: telefoonnummer, e-mail, taal.

Om u veilig toegang te verlenen: gebruikersnaam, gebruikersgegevens, Mac-adres, IP’s, unieke identificatiegegevens…

5.2. Informatie om service aan u te verlenen

In het kader van de dienstverlening en het gebruik van het platform, servicedesktickets, logging, problemen, klachten, aanvragen, behandelen van uw feedback, registratie contactoverzicht, registratie uit te voeren taken voor serviceaanvragen…

5.3. Informatie om contracten af te sluiten, te beheren en te respecteren

In het kader van het afsluiten van contracten zoals arbeidscontracten, contracten freelancemedewerkers, consultants, contracten met klanten, facturatiebeheer, klantbeheer…

5.4. Informatie om de toepasselijke wet- en regelgeving na te leven

Facturatie, boekhoudkundige informatie, uitoefening van rechten van betrokkenen….

5.5. Informatie voor het onderhoud, optimalisatie en continue verbetering van platform en beveiliging.

Zoals het behandelen van feedback van gebruikers, meldingen, suggesties, statistieken…

5.2. Informatie voor de werking van het Start To Sleep platform

Het platform beoogt het ondersteunen van de client en faciliteren van een continue slaap coaching door de toegewezen slaapexpert. De gebruiker (client) zal zelf persoonlijke informatie delen met zijn slaap expert, die dan op zijn of haar beurt opnieuw tips en advies zal delen die een duidelijke persoonlijk karakter hebben. Er kunnen ook naar tekst de volgende type informatie gedeeld worden

Leesbare Bestanden (documenten word, pdf, xml, excel,…)
Video’s (avi,wmv…)
Fotomateriaal (png, jpeg,….)
Tekst (.txt, tekstlijnen, omschrijving, informatievelden, tags, labels,…)
Links toevoegen naar bestanden die op een andere drager staan

Het kan dus zijn dat de documenten, bestanden, video’s persoonsgegevens bevatten. De Gebruiker is zelf verantwoordelijk om met de nodige voorzichtigheid en te bepalen welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn en toelaatbaar zijn om te laten verwerken in het kader van de service die hij afneemt bij zijn of haar coach via het platform.

Om een goede werking van de software te kunnen voorzien wordt er informatie over de gebruiker verwerkt conform de toelichtingen in punt 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5.

6. Gegevens die we delen

Start To Sleep verkoopt of verhuurt geen persoonsgegevens waarover zij beschikt aan derden voor verder gebruik.

Start To Sleep wisselt ook geen gegevens uit aan derden tenzij u hiervoor zelf kiest en uitdrukkelijk toestemming zou geven. Wij delen de persoonsgegevens die wij ontvangen dus niet met anderen, tenzij u ons daarvoor de toestemming zou geven, uw recht op overdracht aan een derde zou uitoefenen of een wettelijke bepaling, dwingende wet – of regelgeving, gerechtelijk bevel ons daartoe zou verplichten. Ook wanneer het zou gaan over gevoelige categorieën van persoonsgegevens, zullen wij in geen geval deze gegevens delen zonder uw uitdrukkelijke toestemming. Indien derden partijen ons hierom vragen, worden deze derden aangeraden om de gegevens bij de betrokkenen (de cliënten) zelf en rechtstreeks op te vragen.

7. Hoe we omgaan met beveiliging en vertrouwelijkheid

We werken hard om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van gegevens die in ons bezit zijn.

In onze overeenkomsten maken we ook duidelijke afspraken hoe Start To Sleep de veiligheid van uw informatie bewerkstelligt. In het bijzonder geldt het volgende:

Datacenter is ISO27001 gecertifieerd.
Cloudprovider is ISO27001 gecertifieerd.
De databases zijn geëncrypteerd.
Verbindingen worden beveiligd met SSL-encryptie certificaten.
We maken gebruik van security patching op de bestuurssystemen.
Onze servers en websites worden beveiligd met performante firewall-technologie.
We evalueren onze handelswijzen met betrekking tot verzameling, opslag en verwerking van gegevens, waaronder fysieke beveiligingsmaatregelen, als bescherming tegen ongeautoriseerde toegang tot systemen.

Op bepaalde aspecten van de technische gegevensverwerking heeft Start To Sleep geen of onvoldoende invloed en kan het geen totale veiligheid garanderen. Als bijvoorbeeld een hacker erin slaagt uw identificatiegegevens te bemachtigen door een illegale software op uw computer te installeren.

Enkel personen, die daartoe gemachtigd zijn, hebben toegang tot persoonsgegevens en enkel als die gegevens relevant zijn om hun opdracht te vervullen. We beperken de toegang tot persoonlijke gegevens tot medewerkers van Start To Sleep en contractanten die in contact (kunnen) komen met deze gegevens in het kader van hun opddracht. De personen die in contact kunnen komen met uw gegevens of toegang hebben tot uw gegevens zijn onderworpen aan strenge contractuele vertrouwelijkheidsverplichtingen en kunnen worden bestraft of ontslagen als ze niet voldoen aan deze verplichtingen. Zij zijn ook gebonden aan beroepsdiscretie / beroepsgeheim en moeten alle technisch voorschriften naleven om de vertrouwelijkheid te verzekeren en de veiligheid van de systemen die ze bevatten.

Voor de verwerking van persoonsgegevens doet Start To Sleep beroep op een beperkt aantal verschillende verwerkers zoals Google, Microsoft, AWS, Salamander BV, ICT-consultants. Start To Sleep kan ook rechtstreeks beroep doen op verwerkers zoals advocaten, accountants, revisors, auditors, ICT (beveiliging) dienstverleners zoals Nynox nv, en andere consultants.

Start To Sleep waakt erover dat de verwerkers alleen over de gegevens beschikken die ze nodig hebben om hun opdrachten te kunnen uitvoeren. Ze hebben zich ook t.o.v. Start To Sleep verplicht om die gegevens veilig en vertrouwelijk te verwerken en enkel te gebruiken voor de uitvoering van hun opdrachten.

8. Hoelang wij uw gegevens bewaren

Start To Sleep bewaart uw gegevens niet eeuwig! Start To Sleep gebruikt uw persoonsgegevens als zij daarvoor een duidelijk doel heeft. Wanneer Start To Sleep geen doel meer heeft, worden de gegevens verwijderd. Het uitgangspunt voor het bijhouden van uw persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn (vaak is dat tot 7 jaar na het einde van het contract). De persoonsgegevens van contactpersonen bij mogelijke nieuwe klanten gebruikt Start To Sleep gedurende 3 jaar tenzij er in de tussentijd een contact was met de prospect. In dat geval gaat een nieuwe termijn van 3 jaar van start. De prospect kan wel steeds vragen om zijn persoonsgegevens te verwijderen of andere rechten uit te oefenen.

9. Ons cookiebeleid

De websites van Start To Sleep maken gebruik van cookies om beter aan uw noden en wensen tegemoet te komen. Door gebruik de cookies te accepteren bij het bezoeken van de website stemt u ermee in dat cookies gebruikt worden overeenkomstig dit Cookiebeleid.

9.1 Wat is een cookie?

Een cookie is een klein tekstbestand met informatie, opgeslagen door de server van de website die u bezoekt in de webbrowser van uw computer of uw mobiel apparaat. Wij maken gebruik van cookies om te verzekeren dat uw browse-ervaring als bezoeker zo optimaal mogelijk is. Het gebruik van cookies laat u toe sneller en gemakkelijker te navigeren tussen de verschillende onderdelen van de website door de inhoud van onze website af te stemmen op uw persoonlijke voorkeuren (bv. Taal).

9.2 Welke soort cookies gebruikt Start To Sleep op haar website?

Start To Sleep gebruikt verschillende soorten cookies:

9.2.1 Functionele cookies

Functionele cookies worden gebruikt om uw persoonlijke websitevoorkeuren te herinneren en te vermijden dat dezelfde communicatiestappen tijdens opeenvolgende raadplegingen van de website herhaald moeten worden. Het is mogelijk dat de gegevens die door deze cookies verzameld worden, persoonsgegevens bevatten die u meegedeeld hebt. Wanneer u deze cookies niet aanvaardt, is het mogelijk dat de prestaties en functionaliteit van onze website aangetast worden en/of de toegang tot de inhoud van de website beperkt is;

9.2.2 Performatie cookies

Performance cookies worden gebruikt om toe te laten te bepalen hoe u onze website starttosleep.be gebruikt, met de bedoeling de inhoud van onze website aan te passen en te verbeteren en het gebruik ervan te vergemakkelijken. Het is voor ons niet mogelijk u aan de hand van deze cookies als een individu te identificeren. Alle gegevens worden anoniem verzameld en samengevoegd.

9.2.2 Google Analytics cookies

Google Analytics cookies worden gebruikt om ons te helpen onze website te verbeteren. Deze cookies verstrekken ons de informatie over de wijze waarop gebruikers met onze website omgaan (bvb. duur van een bezoek, aantal bezoekers,…) zonder dat hierbij persoonsgegevens verzameld worden op basis waarvan een bezoeker geïdentificeerd kan worden.

9.3 Doorverwijzing naar andere websites

Het is mogelijk dat Start To Sleep u doorverwijst naar andere sites via een aanklikbare link. Mogelijk maakt de website waarnaar u verwezen wordt, ook gebruik van cookies.

Start To Sleep raadt u aan het privacy beleid en het cookiebeleid te raadplegen, vermeld op de website van de betreffende organisatie. Start To Sleep is niet aansprakelijk voor de privacy maatregelen of de inhoud van deze websites anders dan starttosleep.be.

9.4 Hoe kan ik cookies controleren of verwijderen?

U kunt te allen tijde het gebruik van cookies uitschakelen of blokkeren door uw browserinstellingen te wijzigen. Gelieve er rekening mee te houden dat bepaalde onderdelen van onze website mogelijk niet correct werken wanneer u het gebruik van cookies op onze website uitschakelt of beperkt

10. Toegang krijgen tot uw gegevens en uw overige rechten

U heeft altijd het recht te weten welke gegevens over u worden verzameld en waarom.

Bovendien kan u verzoeken om inzage te nemen in uw gegevens en te vragen dat bepaalde gegeven over u niet langer worden bijgehouden of verwijderd worden.

Er zijn ook situaties waarin u zich kan verzetten tegen het verdere gebruik of bijhouden van uw gegevens. In elk geval kan u zich verzetten tegen het gebruik van gegevens voor direct marketing of voor het opmaken van een profiel op basis waarvan men kenmerken van u zou kunnen ontdekken en gebruiken.